ترجمة الفاتورة التجارية تحفظ هوية البائع والمشتري ووصف البضاعة وكمياتها وأسعارها وعملتها، مع نقل الرسوم والشروط والمراجع كما صدرت. أهم مراجعة هي إبقاء كل صنف مرتبطًا بوحدته وقيمته، دون تعديل الفاتورة أو تفسيرها بوصفها دليل سداد لمجرد وجود مبلغ إجمالي.
هذا الدليل للشركات وفرق الاستيراد والتصدير في مصر التي تحتاج نسخة بلغة أخرى لمستلم محدد. يبدأ تحديد نطاق العمل من الغرض والنسخة النهائية ومتطلبات المستلم، ثم مراجعة الحقول والأرقام والملاحق.
الفاتورة التجارية والفاتورة الأولية وإثبات الدفع
قد تحمل الوثيقة وصفًا مثل فاتورة أولية أو فاتورة تجارية أو إشعار دائن. حافظ على العنوان والحالة؛ لا تجعل فاتورة أولية نهائية في الترجمة. كما أن تسجيل مطالبة مالية لا يثبت وحده أن المبلغ سدد، ويقرأ السداد من مستنده وعباراته الخاصة.
تصف إدارة التجارة الدولية الأمريكية الفاتورة التجارية بوصفها مستندًا بين البائع والمشتري يبين البضاعة والمبلغ، وتميزها عن قائمة التعبئة. هذا وصف عام لوظيفة الوثيقة، ولا يحدد وحده ما تطلبه جهة مصرية أو أجنبية في معاملة بعينها.
الأطراف والمراجع ووصف المنتجات
راجع اسم البائع والمشتري والمرسل إليه إذا ورد، ولا تفترض أنهم جهتان فقط. قد تكون جهة الفوترة مختلفة عن مكان التسليم. احفظ عنوان كل طرف ورقم الفاتورة والتاريخ وأرقام العقد وأمر الشراء تحت المسميات الصحيحة.
انقل الوصف بما يميز المنتج، مع أرقام الطراز والمقاس والمادة والأكواد. لا تضف عبارة «جديد» أو بلد منشأ أو استخدامًا صناعيًا غير مذكور. ويمكن استخدام قائمة منتجات يقدمها العميل للمطابقة، مع طرح أي تعارض بدل تصحيح المصدر داخل الترجمة.
لا يثبت بلد الإرسال بلد المنشأ تلقائيًا. إذا احتوت الحزمة على شهادة منشأ، تراجع الأسماء والمراجع بين الوثيقتين مع إبقاء كل منهما مستقلة. يفيد دليل ترجمة شهادة المنشأ عند تجهيزها ضمن ملف واحد.
أرسل النسخة المعتمدة والمرفقات المطلوبة، وحدد اللغة والجهة المستلمة لمناقشة نطاق الترجمة وعرض السعر مع فيا.
الأسعار والعملات والخصومات والرسوم
ابدأ بسعر الوحدة ووحدة القياس والكمية، ثم الإجمالي الفرعي والخصم والشحن والتأمين والرسوم إن وردت. لا تنقل رقمًا من عمود إلى آخر عند عكس اتجاه الجدول إلى العربية. وتأكد أن رمز العملة واضح بجانب القيمة التي يخصها.
احفظ ما إذا كانت القيم تشمل ضريبة أو تستبعدها أو لا تذكرها. لا تضف نسبة ضريبية أو تحول العملة بناء على بلد المستلم. وعند وجود عبارة تفيد أن البضاعة عينة أو مجانية أو أن قيمة مدرجة لغرض محدد، ترجم العبارة كاملة دون استنتاج معاملة جمركية أو ضريبية.
إذا لم يتطابق المجموع مع القيم، سجل موضع الاختلاف للعميل. قد يتعلق بخصم أو تقريب أو إصدار معدل، ويصدر التصحيح من صاحب الفاتورة. لا تعيد حسابها وتقدم الناتج على أنه ترجمة أمينة للأصل.
طابق الحزمة دون توحيد الاختلافات بصمت
يمكن أن تذكر الفاتورة 120 قطعة بينما تذكر قائمة التعبئة 12 صندوقًا. قد يكون العددان متسقين إذا احتوى كل صندوق على عشر قطع؛ لا تحول عدد الصناديق إلى عدد قطع أو العكس. راجع مستوى العد ووحدة القياس قبل الحكم على الفرق.
وفي مصر، تسرد منصة نافذة مستندات إنشاء ملف ACI ومنها الفاتورة وقائمة التعبئة والبوليصة وشهادة المنشأ. الإشارة تبين أن هذه وثائق مختلفة داخل الحزمة؛ لا يعني ذلك أن ترجمة موحدة مطلوبة دائمًا أو أن المقال يحدد جميع إجراءات شحنتك. يتحقق المسؤول عن المعاملة من المتطلبات الحالية.
مثال على تغيير نقطة بدء الدفع
لنفترض فاتورة توضيحية تنص على الدفع خلال ثلاثين يومًا من استلام مستندات صحيحة، وتشير إلى خصم مشروط بموعد معين. ترجمة العبارة إلى «الدفع بعد الشحن بثلاثين يومًا» تغير الحدث الذي يبدأ المهلة، وحذف شرط الخصم يغير قراءة القيمة المطلوبة.
تراجع النسخة الصحيحة الشرط والمهلة والتاريخ، ثم تبقي الخصم مرتبطًا بقيده. هذا مثال تعليمي؛ تقييم استحقاق المبلغ أو كفاية المستندات مسؤولية الأطراف والمختصين.
تجهيز الملف وطلب الترجمة من فيا
- أرسل الفاتورة كاملة بإصدارها المعتمد، مع الصفحة التي تحمل الإجماليات والملاحظات.
- حدد اللغة والمستلم والغرض وأي شكل اعتماد يطلبه المستلم.
- أرفق قائمة التعبئة والعقد مرجعًا عند الحاجة، وحدد ما يدخل في نطاق الترجمة.
- قدم تهجئة الأسماء وأكواد المنتجات، وسجل أي تعديلات أو إشعارات مرتبطة.
- راجع بعد التسليم العملات والأرقام والصفوف والتواريخ والإحالات بصريًا.
ناقش حجم الملف والجداول عبر التواصل مع فيا. يحدد عرض السعر والموعد بعد مراجعة النطاق، ولا تستبدل الترجمة تصحيح الفاتورة أو اعتماد قيمتها لدى جهة مختصة.
أسئلة شائعة
هل يمكن تحويل الأسعار إلى عملة المستلم؟
لا يغير المترجم عملة المصدر تلقائيًا. أي حساب إضافي مطلوب يحدد منفصلًا وبطريقة واضحة، ولا يدمج في ترجمة الفاتورة الأصلية دون بيان.
هل ترجمة الفاتورة تثبت السداد؟
تنقل الترجمة ما يقوله المستند. لا يتحول إجمالي مستحق إلى مبلغ مدفوع ما لم تسجل الوثيقة ذلك.
ماذا لو كانت الفاتورة معدلة؟
أرسل النسخة الجديدة وأي إشعار مرتبط؛ تراجع الأرقام والتواريخ والمراجع، ويحفظ وصف الإصدار بدل تغيير ملف قديم صامتًا.
أرسل النسخة المعتمدة والمرفقات المطلوبة، وحدد اللغة والجهة المستلمة لمناقشة نطاق الترجمة وعرض السعر مع فيا.
